Case 3 : Dollar General Uses Integrated Software

Mini case III: Dollar General Uses Integrated Software

1) Explain why the old, nonintegrated functional system created problems for the company. Be specific.   

                ประเด็นหลักที่ Dollar General ล้มเหลวในการทำงานในอดีต เนื่องจากขากเทคโนโลยีที่ดีและเหมาะสมในการทำงานในบริษัท จึงทำให้บริษัทและแผนกงานแต่ละแผนกขาดการเชื่อมโยงระบบการทำงานในหน่วยงานต่างๆ ซึ่งส่งผลให้การทำงานในบริษัทไม่ราบรื่น ประกอบกับปัญหาจากการเติบโตอย่างรวดเร็วเกินไปของ Dollar General ในการขยายสาขา ซึ่งขาดการวางแผนรองรับปัญหานี้จึงทำให้ปัญหาลุมลามมากยิ่งขึ้น นำมาซึ่งปัญหาเหล่านี้

·        ปัญหาทางด้านภาษี เนื่องมากการที่บริษัทเร่งกลยุทธ์กระจายสาขาเข้าไปในหลายรัฐ ถึง 35 รัฐ แต่บริษัทไม่ได้คำนึงถึงกฎหมายด้านภาษีของแต่ละรัฐที่จะมีอัตราภาษีที่แตกต่างกัน ส่งผลให้การคำนวนด้านภาษีเกิดข้อผิดพลาด เพราะระบบที่มีอยู่เดิมนั้นไม่สามารถที่จะปรับเปลี่ยนให้สอดคล้องกับอัตราภาษีในแต่ละรัฐนั้นๆได้

·        ปัญหาด้านทรัพยากรบุคคล เนื่องจากการที่บริษัทมีการขยายตัวมาก ทำให้บริษัทต้องจ้างพนักงานเพิ่มขึ้นตามไปด้วย จึงทำให้การบริหารจัดการด้านบุคคลทำได้ยาก

·        ปัญหาเรื่อง purchasing order เนื่องจากระบบไม่ได้มีการเชื่อมโยงระบบข้อมูลเข้าด้วยกัน ทำให้ต้องใช้แรงงานคนในการจัดทำเอกสาร ซึ่งอาจเกิดข้องผิดพลาดได้ง่าย และล่าช้ากว่าการใช้ระบบไอทีเข้ามาช่วยมาก ส่งผลให้ต้นทุนตัวเงินและต้นทุนเวลาของธุรกิจเพิ่มขึ้นสูงมาก

2)The new system cost several million dollars. Why, in your opinion, was it necessary to install it?
         เนื่องจากระบบสารสนเทศของบริษัทแบบเดิมไม่สามารถรองรับการขยายตัวของบริษัทได้ ข้าพเจ้าจึงคิดว่าบริษัทควรลงทุนเปลี่ยนระบบทางด้านไอทีใหม่เพื่อรองรับการขยายตัวของบริษัทในอนาคต ถึงแม้ว่าจะเป็นจำนวนเงินหลายล้านดอลลาร์ แต่ถือว่าเป็นการลงทุนในระยะยาวที่สามารถช่วยการทำงานของบริษัทให้มีความประรุ่งเรืองและสร้างความได้เปรียบทางการแข่งขันได้ โดยการลงทุนในด้านไอทีครั้งนี้จะช่วยให้การทำงานของบริษัทเป็นไปได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เพราะระบบไอทีจะช่วยให้การดำเนินงานของบริษัทมีความเชื่อมโยงมากยิ่งขึ้น ทั้งในการจัดทำธุรกรรมประจำวันของบริษัท ไม่ว่าจะเป็นด้านการเงิน การบัญชี การตลาด ยอดขาย การจัดซื้อ การขนส่ง  และด้านทรัพยากรบุคคล ซึ่งระบบไอทีจะสร้างความเชื่อมโยงกัน ทำให้การดำเนินงานระหว่างฝ่ายต่างๆมีความสะดวกรวดเร็ว ความแม่นยำ ลดการผิดพลาดได้มากกว่าระบบเก่า

3)Lawson Software Smart Notification Software (lawson.com) is being considered by Dollar General. Find information about the software and write an opinion for adoption or rejection.
                ข้าพเจ้าคิดว่าบริษัทควรนำระบบนี้มาใช้ในองค์กร เนื่องจาก Smart Notification Software เป็นระบบที่ช่วยให้การเก็บข้อมูลต่างๆ ช่วยประมวลผล จัดการ และเชื่อมโยงข้อมูลจากหน่วยงานต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งสามารถใช้กับพนักงาน หรือผู้บริหารทุกระดับได้ โดย Software นี้จะมีการคัดกรองข้อมูลให้มีแต่ส่วนที่เป็นประโยชน์ สามารถนำไปใช้ในการวิเคราะห์ได้อย่างรวดเร็ว เนื่องจากเป็น Web-Base ที่ผู้ใช้สามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ และมีความยืดหยุ่นสูง สามารถปรับเปลี่ยน Application ต่างๆให้เหมาะสมกับธุรกิจของตนเองได้ โดยไม่กระทบประสิทธิภาพการทำงานของระบบ อีกทั้งยังสามารถส่งข้อมูลไปยังบุคคลที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลนั้นๆได้ทันที  ทำให้เกิดการวิเคราะห์ข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพและสามารถช่วยในการ ตัดสินใจทางธุรกิจได้ดียิ่งขึ้น

4)Another new product of Lawson is Services Automation. Would you recommend it to Dollar General? Why or why not?
          ข้าพเจ้าคิดว่าขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของบริษัท หากบริษัทมีวัตถุประสงค์ที่จะแข่งขันกับคู่แข่งในธุรกิจ ข้าพเจ้าคิดว่าบริษัทสมควรที่จะนำโปรแกรม Services Automation มาช่วยในองค์กร เพราะเป็นโปรแกรมที่เหมาะสมกับองค์กรที่มีแนวโน้มกำลังเติบโตและมีการแข่งขันสูง เพราะจะทำให้จะช่วยทำให้บริษัทสามารถบริษัทสามารถวิเคราะห์สถานการณ์ภายในและภายนอกของบริษัทได้เป็นอย่างดี สามารถกำหนดกลยุทธ์ได้เหมาะสมกับสถานการณ์และโอกาสทางธุรกิจ และสามารถวางกลยุทธ์ในการตอบโต้คู่แข่งได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว เนื่องจาก Services Automation เป็นโปรแกรมช่วยจัดการทรัพยากร เวลา ค่าใช้จ่ายต่างๆ รวมไปถึงด้านการเงินขององค์กร ซึ่งช่วยให้การทำงานภายในองค์กรมีความราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยส่วนประกอบหลักของ Services Automation มี 3 ส่วนคือ Opportunity management ช่วยในการจัดการ pipeline ในองค์กร Project Management ช่วยวิเคราะห์การลงทุนหรือโอกาสในการลงทุนเชิงกลยุทธ์ และResource Management ช่วยวิเคราะห์ resource capacity และ conduct availability searches

ฐิตยาภรณ์ ธีรานุวรรตน์ 5202115381

class 3 : Transaction Processing System

Transaction Processing System (TPS) : ระบบสารสนเทศสำหรับประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลง

          เป็นระบบที่มีความสำคัญมากที่สุดขององค์กร เนื่องจากเป็นระบบที่จะเก็บข้อมูลการทำงานทุกอย่างไว้ แล้วจึงสรุปให้ระบบอื่นนำไปประมวลผลอีกที ทำให้หากข้อมูลในระบบนี้มีความผิดพลาดก็จะส่งผลให้การนำข้อมูลไปใช้วิเคราะห์ต่างๆ จะมีความผิดพลาดทั้งหมด (Garbage In - Garbage Out) นอกจากนี้ระบบนี้ยังจำเป็นต้องมีการประมวลผลที่น่าเชื่อถือ และต้องมีสแตนดาร์ด เพื่อให้หลายๆฝ่ายเข้าใจได้ง่าย โดยระบบนี้จะช่วยในเรื่องการทำงานที่มีลักษณะการทำงานซ้ำๆกัน และเก็บข้อมูลอย่างต่อเนื่อง (real-time) โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อตอบคำถามที่เกิดขึ้นประจำวัน และเพื่อผลิตและเตรียมสารสนเทศสำหรับระบบอื่น

คุณสมบัติของระบบ

§  มีการประมวลผลข้อมูลจำนวนมาก จึงจำเป็นต้องมีความสามารถในการเก็บฐานข้อมูลจำนวนมาก และมีการประมวลผลข้อมูลที่รวดเร็ว

§  มีการประมวลผลที่มีความน่าเชื่อถือสูง มีการรักษาความปลอดภัย ตลอดจนการรักษาข้อมูลส่วนบุคคลมีความสำคัญเกี่ยวข้องโดยตรงกับ TPS

§  แหล่งข้อมูลส่วนใหญ่มาจากภายในและผลที่ได้เพื่อตอบสนองต่อผู้ใช้ภายในองค์การเป็นหลัก

§  ข้อมูลที่ป้อนเข้าไปและที่ผลิตออกมามีลักษณะมีโครงสร้างที่ชัดเจน และไม่ต้องการความซับซ้อนในการคิดคำนวณ

วงจรของการประมวลผล

1.               Data entry  คือ การบันทึกข้อมูลเข้าไป Ex. POS

2.               Transaction processing คือ การประมวลผล ซึ่งแบ่งออกเป็น 2 ประเภทคือ

§  Batch คือ การประมวลผลเป็นรอบๆ เช่น รวบรวมไว้ประมวลผลครั้งเดียวตอนสิ้นวัน ex. bank

§  Online/real-time ข้อมูลถูกประมวลผลทันที ex.online shopping     

จะเลือกการประมวลผลประเภทไหนนั้นขึ้นอยู่กับลักษณะของธุรกิจ ถ้าข้อมูลจำเป็นที่จะต้องทราบทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลง ก็ให้เลือกใช้แบบ Real time เช่น ร้านสะดวกซื้อต่างๆ แต่ถ้าหากสามารถรอการประมวลผลได้ ก็ให้เลือกใช้แบบ Batch เช่น การเคลีย์เช็คของธนาคาร ที่ต้องใช้เวลาสองวันเืพื่อรอให้เงินเข้าบัญชี

3.               Data base updating คือ เป็นการบันทึกข้อมูลลงฐานข้อมูลและการจัดเก็บฐานข้อมูล โดยข้อมูลจะต้องถูกต้อง และเป็นปัจจุบัน

4.               Document and report คือ การออกรายงานให้ถูกต้อง ซึ่งรายงานนี้เป็นเพียงการแสดงข้อมูลทั้งหมด ไม่ได้มีการประมวลผลที่ซับซ้อนเพิ่มขึ้น เช่น ใบสั่งซื้อสินค้า

5.               Inquiry procession คือ การสอบถามข้อมูลจากระบบ การค้นหาข้อมูลตามที่ผู้ใช้ต้องการ เช่น การตรวจสอบว่าสินค้าที่ลูกค้าต้องการยังมีอยู่หรือไม่ ซึ่งข้อมูลที่ระบบจะนำเสนอนี้จะเป็นในรูปแบบของเอกสารสิ่งพิมพ์ หรือแสดงผลบนหน้าจอ และยังอาจจะต้องใช้เทคโนโลยีในการเชื่อมต่อ เช่น Intranet, Extranet เป็นต้น

การประยุกต์ใช้ระบบ TPS ในธุรกิจ

1.สารสนเทศทางการบัญชี >> เป็นการสนับสนุนระบบบัญชีโดยการรวบรวมข้อมูลรายการที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน และจัดประเภทรายการเหล่านั้นให้อยู่ในหมวดหมู่ที่เหมาะสม ทำให้สามารถจัดทำบัญชีและนำไปวิเคราะห์ได้อย่างสะดวกรวดเร็วมากขึ้น เช่น Order Entry System และ Acoount Receivable/Account Payable 

 2.สารสนเทศทางการตลาด >> เป็นการสนับสนุนการนำข้อมูลที่สำคัญของลูกค้าไปใช้ในการดำเนินกลยุกต์การตลาดเพื่อตอบสนองความต้องการได้แม่นยำขึ้น ตัวอย่างเช่น

§  Mass customization ใช้ข้อมูลทางการตลาดศึกษาเทรนด์การตลาดของคุณสมบัติสินค้าที่ลูกค้าส่วนใหญ่ต้องการต้องการ

§  Personalization ทำให้สามารถให้บริการได้ตรงความต้องการตามความชอบของลูกค้าแต่ละคน (customize)

§  Advertising and promotion สามารถเข้าถึงลูกค้าได้ผ่านข้อมูลที่เก็บไว้ โดยอาจติดต่อผ่านทาง e-mail บอกว่าลูกค้าต้องการอะไร เป็นคนกลุ่มไหน แล้วส่งข้อมูลให้ลูกค้า

§  Improving shopping โดยการสร้างความสะดวกสบายผ่านทาง RFID tag payment ที่สามารถช่วยลดต้นทุนค่าจ้างพนักงาน cashierได้

        3.สารสนเทศงานด้านทรัพยากรมนุษย์ >>  เป็นการสนับสนุนการดำเนินงานด้านทรัพยากรบุคคล ตั้งแต่การวางแผน การจ้างงาน การพัฒนาและการฝึกอบรม ค่าจ้างเงินเดือน ทำให้เข้าใจถึงข้อบกพร่องและสามารถนำไปใช้พัฒนานโยบายการจัดการทรัพยากรมนุษย์ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น การประมวลผลเงินเดือน และคลังข้อมูลทักษะพนักงาน

ฐิตยาภรณ์ ธีรานุวรรตน์ 5202115381

Case 2 : FedEx

Case 2 : Buliding an E-Business at Fedex Corporation

1.) Identify the networks cited in this case

               FedEx ได้ประยุกต์ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ากับธุรกิจขององค์กร เพื่อช่วยการทำงานของระบบขนส่งซึ่งเป็นธุรกิจหลักของบริษัทได้อย่างมีประสิทธิภาพมาก ผ่านการใช้ระบบ E-Shipping และ E-Commerce โดยทำงานอยู่บนโครงสร้างของ FedEx ที่เรียกว่า “FedEx Direct Link” โดยจะดำเนินงานภายใต้เครือข่ายทั้ง 4 ชนิด ดังต่อไปนี้

§  Internet  คือ เครือข่ายขนาดใหญ่ระดับโลกที่ช่วยให้เครือข่ายเล็กๆ ต่างๆ นั้นสามารถเชื่อมต่อถึงกันได้ ทำให้คอมพิวเตอร์ทุกเครื่องเมื่อเข้ามาภายในเครือข่ายนี้แล้วจะสามารถติดต่อสื่อสารกับคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นๆ บนเครือข่ายได้ทั้งหมด ซึ่งนับว่าเป็นระบบพื้นฐานที่สำคัญมากของ FedEx ในการช่วยจัดการการดำเนินงานต่างๆได้อย่างมีอย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็ว เช่น ช่วยทำให้ลูกค้าสามารถเข้ามา Check ข้อมูลการขนส่งของตนเองผ่านเว็บไซด์ว่าสิ่งของของตนนั้นปัจจุบันอยู่ที่ไหน ถึงขั้นตอนไหนแล้ว เพื่อสร้างความมั่นใจให้กับลูกค้ามากยิ่งขึ้นได้

§   Global Virtual Private Network (VPN) คือ ระบบเครือข่ายภายในองค์กรที่ใช้เชื่อมต่อกันภายนอกอาคาร(WAN) โดยผ่านเครือข่าย Internet ซึ่งทำให้พนักงาน FedEx ทุกคนสามารถเข้าระบบจากภายนอกเครือข่ายได้สะดวกมากขึ้น ผ่านการ Log in ด้วยรหัส IP ของผู้ใช้งานนั้นๆ โดย VPN จะเป็นตัวกำหนดหมายเลข IP ให้กับคอมพิวเตอร์เครื่องนั้น ทำให้ผู้ใช้งานสามารถทำงานได้จากทั่วทุกมุมโลกบนเครือข่ายเดียวกัน ดังนั้น พนักงานทุกคนบนโลกจึงสามารถใช้ประโยชน์จากระบบนี้ในการติดต่อสื่อสารได้แบบ Realtime สะดวก รวดเร็ว และมีมาตรฐาน

§  Leased-line คือ เครือข่ายส่วนบุคคลที่ให้บริการเช่าวงจรสื่อสารความเร็วสูงในลักษณะการเชื่อมต่อแบบจุดต่อจุด สามารถรับส่งข้อมูล ภาพ วิดิโอในระบบดิจิตอล โดยที่ไม่มีการจำกัดเวลา และปริมาณการใช้ ซึ่งจะช่วยทำให้การรับข้อมูลช่าวสารต่างๆ รวดเร็วและปลอดภัยมากยิ่งขึ้น

§  Valued Added Network (VAN) คือ เครือข่ายกึ่งสาธารณะเชื่อมโยงแบบไร้สาย ให้บริการมากกว่าการสื่อสารปกติ นอกจากนี้ยังมีความเร็วและปลอดภัยมากกว่าเครืออข่ายสาธาณะ เหมาะสำหรับการติดต่อสื่อสารกับ Business partner

เช่น การโอนถ่ายข้อมูลต่างๆ การบริการร E-mail ที่ปลอดภัยกว่า และการบริการการเข้ารหัสตามความต้องการของลูกค้า

2.) How does IT improve performance of FedEx?

§  เพิ่ม Unfair Advantages >> การที่ FedEx นำ IT เข้ามาประยุกต์ใช้กับโมเดลธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสบความสำเร็จอย่างงดงาม จากการเป็นเพียงผู้ขนส่งแบบดั้งเดิมในอดีตสู่ผู้นำในการให้บริการด้านโลจิสติก

ทำให้ FedEx มีข้อได้เปรียบทางการแข่งขันในเรื่องนี้อย่างแข็งแกร่ง จนยากที่คู่แข่งขันจะสามารถลอกเลียนแบบได้

§  เพิ่ม Brand Equity  >> จากการบริหารงานที่มีประสิทธิภาพของ FedEx มีการประยุกต์ใช้ IT ได้อย่างเหมาะสม ส่งผลให้ FedEx ในปัจจุบันมีลูกค้าที่ใช้บริการอยู่ทั่วทุกมุมโลก และมีภาพลักษณ์ที่ดีในสายตาของลูกค้าอย่างมาก ทำให้กำไรทั้งตัวเงินและคุณค่าของบริษัทเพิ่มขึ้นอย่างมหาศาล        

§  เพิ่มความสัมพันธ์ของผู้ที่เกี่ยวข้องบนSupply Chain >> การนำระบบ IT ที่มีประโยชน์และเหมาะสมในหลายๆระบบมาใช้สามารถสร้างความสัมพันธ์ที่ดีได้ ตั้งแต่ ซัพพลายเออร์ บริษัท พนักงาน จนกระทั่งลูกค้า เนื่องจากระบบเหล่านี้มีการแบ่งปันข้อมูลร่วมกันทำให้สามารถสร้างความสัมพันธ์ที่ดีจากการติดต่อสื่อสารกันและลดความผิดพลาดที่เกิดจากการติดต่อสื่อสารระหว่างกันได้

§  เพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน >> เนื่องจากระบบที่ FedEx ใช้มีมาตรฐานเดียวกัน และสามารถเชื่อมต่อได้จากทั่วทุกมุมโลก จึงทำให้การดำเนินงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น มีความรวดเร็ว  ลดเวลาในการขนส่ง และลดความผิดพลาดได้

§  ลดต้นทุน >> การใช้ระบบ IT เข้ามาช่วยในธุรกิจทำให้การบริหารจัดการมีประสิทธิภาพ ลดเวลาการทำธุรกรรมลง มีความแม่นยำมากกว่าการใช้ทรัพยากรบุคคล ทั้งหมดเหล่านี้จะส่งผลให้ต้นทุนดำเนินงานลดลง ซึ่งจะส่งผลโดยตรงต่อผลกำไรของบริษัทที่จะเพิ่มขึ้น นอกจากนี้การพัฒนาระบบไอทีอย่างต่อเนื่องยังสามารถสร้างโอกาสทางธุรกิจได้อีกมาก ซึ่งจะทำให้สามารถเกิดรายได้จากหลายแหล่งในอนาคตได้อีกด้วย

               

3.) In what ways are personalization and customization provided?

                ปัจจุบันแนวโน้มพฤติกรรมของคนในโลกมักนิยมสินค้าหรือบริการที่ Customize มากขึ้น เช่นเดียวกันกับ FedEx ที่ออกแบบบริการที่เป็นปัจเจกบุคคลให้กับลูกค้ามากขึ้น เพื่อเพิ่มความพึงพอใจสูงสุดให้กับลูกค้า โดยการใช้ระบบ Hardware และ Software ที่หลากหลาย ให้เหมาะสำหรับลูกค้าแต่ละประเภท เพื่อช่วยให้ลูกค้าสามารถเลือก Function การใช้งานต่างๆ ได้เอง ตั้งแต่กระบวนการสั่งสินค้า ไปจนถึงการนำระบบของ Fedex ไปประยุกต์เข้ากับระบบการทำงานภายในบริษัท เช่น บริการ ShipAPI™ 

4.) What are the benefits to the customers?

§  ความสะดวก รวดเร็ว >> ความสะดวก สบาย และรวดเร็วในการใช้บริการ เช่น บริการ Check ของผ่านหน้าเว็บ

§  ความน่าเชื่อถือ ความปลอดภัย และความมั่นใจในการดำเนินงาน >> ลูกค้าสามารถมั่นใจในบริการของFedExได้อย่างแท้จริง เพราะด้วยการบริหารจัดการที่มีประสิทธิภาพ ดูมีมาตรฐาน มีความน่าเชื่อถือ จึงรู้สึกว่าการขนส่งสินค้าที่เราเลือกใช้บริการกับทางบริษัทจะต้องมีความปลอดภัย ถึงมือผู้รับแน่นอน

§  ลด Cost >> ลูกค้าสามารถประหยัดต้นทุนทั้งตัวเงินและเวลาได้มากขึ้น เช่น การใช้บริการผ่านเว็บไซด์ทำให้ง่าย รวดเร็ว ประหยัดเวลา และสามารถคาดเดาเวลาที่สินค้าจะมาถึงได้ นอกจากนี้เรายังสามารถ Outsource ธุรกิจด้านโลจิสติกให้กับผู้ที่เชี่ยวชาญมากกว่าอย่าง FedEx ซึ่งมีประสบการณ์มากกว่า ซึ่งถือว่าเป็นการลดต้นทุนอย่างหนึ่งเช่นกัน

ฐิตยาภรณ์ ธีรานุวรรตน์  5202115381

16/11/53 Understanding and Managing Information Technologies

Understanding and Managing Information Technologies

• Mary Kay  เป็นตัวอย่างบริษัทที่ใช้ระบบ IT อย่างครบวงจร  Mary kay เป็นบริษัทขายตรงเครื่องสำอาง ไม่มี counter เหมือนเครื่องสำอางค์ทั่วๆไปในห้างสรรพสินค้า คล้ายคลึงกับ mistine ของบ้านเรา พนักงานจะทำการขายสินค้าตามบ้าน ดังนั้นเวลาสมาชิกMary Kay จะขายสินค้าก็จำเป็นต้องสั่งซื้อสินค้ามา Stock เก็บไว้ก่อนแล้วค่อยส่งของให้ลูกค้า  จึงมักเกิดปัญหาสินค้าตกค้าง บริษัทจึงเลือกใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาประยุกต์ใช้ในบริษัทมาช่วยบริหารจัดการเพื่อให้การดำเนินงานมีความรวดเร็วมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยการใช้ช่องทาง social media มาร่วมในการสร้าง relationship กับลูกค้า เพื่อเพิ่มยอดขาย
• ดังนั้น IT จึงมีบทบาทต่อทุกหน่วยงานในองค์กร และบริษัทควรนำ IT มาปรับใช้ให้เข้ากับ process ขององค์กรแต่ละองค์กรอย่างเหมาะสม
• ประโยชน์ของ IS

1. ทำให้ระบบในองค์กรทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นในส่วนการผลิต การขาย การตลาด การบัญชี การเงิน หรือแม้กระทั่งการจัดการทรัพยากรมนุษย์

2. IS ที่ใช้ในชีวิตประจำวัน เช่น ในการสั่งของ ได้รับคำสั่งซื้อจากลูกค้า ก็ต้องมีการเช็คเครดิตของลูกค้าก่อนมีการอนุมัติ เช่น เวลาไปซื้อของที่ห้าง เค้าก็จะเช็คดูว่า สเปคสินค้าที่ต้องการนั้นมีรึป่าว ก็ต้องมีการเช็คจากในระบบ

3. ช่วยให้การทำงานดีขึ้น มีแนวคิดในการทำธุรกิจแบบใหม่ๆ

•   ชนิดของ IS (Level of IS)

1.               Personal and Productivity system  คือ ระบบ IS ที่คอยช่วยในแง่ของตัวบุคคล เช่น โทรศัพท์มือถือ BB ใช้ Chat ในการติดต่อเพื่อธุรกิจ

2.               Transaction processing system (TPS) คือ ระบบที่จะคอยดู transaction ทั้งหมดในองค์กร จะคอยดูแลและบันทึกการเปลี่ยนแปลงจาก point to point เช่น การซื้อสินค้า จากpoint A ไป B ก็จะมีการบันทึก

3.               Functional and management systems คือ ระบบ IS ที่ใช้ในแต่ละหน่วยงานของตัวเองโดยไม่เชื่อมกับหน่วยงานอื่น เนื่องจาก ข้อมูลเป็นความลับ ราคาหรือเพราะระบบที่เชื่อมโยงกับหน่วยงานอื่นมีราคาแพง

4.               ERP คือ ระบบที่สามารถเชื่อมทุกหน่วยงานในองค์กรได้ หรือแม้กระทั่งเชื่อมโยงกับ supplier หรือ ลูกค้า เช่น SAP Oracle

5.               Interrogational system (IOS) เชื่อมของหลายหน่วยงานเข้าด้วยกัน ซึ่งอาจจะอยู่ต่างสาขา ต่างประเทศ เช่น เอาไว้ติดต่อกับสาขาแม่ที่เมืองนอก

6.   Global system เอาไว้ใช้ติดต่อกันทั่วโลก

7.   Very large and Special system คือ ระบบที่เอาไว้ติดต่อกับองค์กรทั้งใหญ่จนถึงองค์กรเล็กๆทั่วโลก เป็นระบบที่ค่อนข้างใหญ่ ถ้าระบบนี้มีปัญหาจะให้เกิดความเสียหายได้เช่น Amadeus Saber ระบบจองตั๋วเครื่องบิน จองทัวร์

•  ประเภทของ IS

1.               TPS >> เป็นพื้นฐานที่ทุกองค์กรใช้กัน คือไม่ว่าจะมีไรเกิดขึ้นในองค์กรก็จะมีการบันทึกไว้ เช่น payroll เป็นระบบที่มีความสำคัญที่สุดในองค์กรเลยก็ว่าได้ เช่นใช้ในด้านบัญชี  ใช้ในด้าน HR ว่าพนักงานมาทำงานกี่วัน กี่โมง จะได้ใช้ในการคิดเงินเดือน ต้องมีการเก็บไฟล์ไว้ เนื่องจาก ใช้ดูข้อมูลในอดีตเพื่อใช้ในการวางแผนกลยุทธ์ TPS จะทำการบันทึกข้อมูลที่เกิดขึ้นในองค์กรแล้วส่งไปให้ MIS ดังนั้นถ้าเกิดความผิดพลาดใน TPS ก็จะทำให้เกิดความเสียหายเป็นลูกโซ่ในองค์กร คือ output ที่ได้ออกมาก็ผิดพลาด หรือเรียกได้ว่า garbage in garbage out เช่น สรรพากรบันทึกการเก็บภาษีผิด ทำให้การวางแผนการใช้จ่าย (Budget) ผิดไป ดังนั้นต้องป้องกันให้ดี

2.               Management info system (MIS) >> เป็นระบบที่ใช้กับผู้บริหารระดับกลาง ไม่ใช่ระดับสาขา ไว้ใช้ในการตัดสินใจ เช่น ผู้จัดการระดับเขต ต้องการข้อมูลยอดขายของแต่ละสาขา เพื่อใช้ในการตัดสินใจกำหนดเป้าหมายการจัดการต่อไป

3.               Decision support systems (DSS) >> เป็นระบบที่ใช้กับผู้บริหารระดับกลาง ช่วยในการตัดสินใจ โดยเอาข้อมูลภายนอกมาร่วมในการตัดสินใจ ช่วยให้องค์กรสามารถตัดสินใจในสิ่งที่ไม่สามารถดูด้วยได้ตาเปล่า ต้องเอาหลักสถิติมาเกี่ยวข้อง มักใช้กับ non-routine decision making  เช่น บริษัทเดินเรือ ต้องดูว่าจะต้องใช้เชื้อเพลิงเท่าไร จอดที่พอร์ตไหนบ้าง ต้องส่งของอย่างไร มีเส้นทางการขนส่งไงบ้างเพื่อทำให้ต้นทุนต่ำสุด

4.               GDSS (Group Decision support systems) >> ถ้าข้อมูลพร้อมสรรพ ไม่ว่าจะเป็นที่หน้าจอ ที่มือถือก็จะช่วยลดข้ออ้างการเข้าถึงข้อมูลได้ ทำให้ตัดสินใจดีขึ้น

5.               Executive support systems (ESS) >> ใช้กับผู้บริหารระดับสูงเท่านั้น โดยมักรวบรวมข้อมูลจากภายนอกองค์กรเข้ามาด้วย โดยระบบสามารถเปลี่ยนแปลง (มีdashboard) และเปรียบเทียบได้ตามการเปลี่ยนแปลงต่างๆได้

ฐิตยาภรณ์ ธีรานุวรรตน์ 5202115381